Tästä blogitekstistä löydät arvokkaita täsmävinkkejä yrittäjän arjen helpottamiseen sekä rahan ja ajan säästöön!
Yrittäjän elämä ei aina ole helppoa. Vuorokaudessa ei joskus tunnu olevan tarpeeksi tunteja kaikkien juoksevien asioiden hoitamiseen, muiden tärkeiden asioiden ohella. Yrittäjän kannattaakin oppia priorisoimaan työtään. Kannattaa muistaa tunnettu Pareton 80:20-sääntö. Sen mukaan 20 % työajasta tuottaa 80 % työn tuloksista. Eli, loput 80 % ajastamme käytämme usein vähemmän tehokkaasti.
Kannattaakin miettiä, miten voisi saada enemmän tuloksia keskittymällä oikeisiin asioihin, ja oikeastaan tekemällä vähemmän kaikkea ylimääräistä. Tunnista, mitkä ovat sinun ”aikasyöppösi”! Jos esimerkiksi talousasioidenpyörittely vie sinulta liikaa aikaa joltakin tuottavammalta, kannattaa ottaa apua vastaan hyvältä kirjanpitäjältä, joka tarjoaa laajat kirjanpidon palvelut, ja joka samalla osaa konsultoida liiketoimintasi.
Kannattaa rohkeasti tutustua uusiin sähköisiin työkaluihin ja ohjelmiin. Teknologia tuntuu muuttuvan hurjalla tahdilla, ja tarjontaa on valtavasti, joten tässä sinulle yksi täsmäneuvo. Ota käyttöön työntekijöillesi sähköiset tuntilistat! Esimerkiksi Google Drive toimii tähän tarkoitukseen erinomaisesti. Google Drive on pilvipohjainen tiedostojen jako- ja säilytyspaikka. Drivella onnistuu mm.
• tallentaa tiedostot ja käyttää niitä turvallisesti mistä tahansa – myös puhelimelta
• hakea tiedostoja nimen tai sisällön perusteella
• jakaa tiedostoja ja kansioita, sekä määrittää niille käyttöoikeuksia
• katsoa sisältöä offline-tilassa missä sitten oletkin, eli myös ilman internetyhteyttä
• skannata paperidokumentteja laitteen kameralla
Työntekijät voivat täyttää tuntilistoja omalla puhelimellaan, jos tuntilistat ovat Google Drivessa jaettuna työntekijöille. Muutokset ovat nähtävissä reaaliajassa, ja sähköinen tuntikirjanpito säästää luontoa, rahaa ja aikaa. Tuntilistojen pito Google Drivessa ei maksa yrittäjälle mitään. Tuntilistoja pääsee katselemaan ajasta ja paikasta riippumatta puhelimella, tabletilla tai tietokoneella.
Paperiton kirjanpito on tullut jäädäkseen. Jos et vielä ole vaihtanut sähköiseen kirjanpitoon, tee se nyt! Tulet huomaamaan, miten paljon se helpottaa ajankäyttöäsi ja tukee liiketoimintaasi. Sähköisen kirjanpidon ohjelman avulla yrittäjä pääsee itse seuraamaan yrityksen taloustilannetta reaaliajassa. Reaali-aikainen kirjanpito auttaa yrittäjää tekemään päätöksiä ajoissa.
Perinteisen paperisen kirjanpidon tiedot vanhenevat nopeasti, koska kirjanpitoon tulee tositteet vasta silloin, kun kauppa tai muu suoritus on jo tehty. Sähköisessä kirjanpidossa tositteet lähetetään heti kirjanpitäjälle tai suoraan kirjanpidon ohjelmistoon. Siten yrittäjä saa kirjanpidon raporteista todellista tietoa yrityksen rahatilanteesta, myynneistä ja ostoista jne. Sähköinen kirjanpito säästää yrittäjän aikaa, koska tositteet lähetetään yleensä verkkolaskuina, jolloin ei tarvitse etsiä ja lähettää paperisia tositteita kirjanpitäjälle.
Sähköisessä kirjanpidossa on myös mahdollista yhdistää pankkitili ohjelmistoon, jolloin yrittäjä pääsee maksamaan kaikki laskut, verot jne. maksut suoraan kirjanpidon ohjelman kautta. Silloin säästytään myös tiliotteiden lähettämiseltä.
Lisävinkki! Kuitit kannattaa kuvata kännykällä saman tien. Kuiteilla on tapana kadota, joten kun ne kuvaa heti, tiedot ovat tallessa puhelimessa. Kuitit voi myös lähettää suoraan kirjanpidon ohjelmistoon sovelluksen kautta. Procountor Minin kautta saa kuitit lähetettyä suoraan Accountor Finago kirjanpito-ohjelmistoon. Unik Consulting suosittelee lämpimästi käyttämään Accountor Finagoa, koska se on helppokäyttöinen, ja sen avulla yrittäjä todella säästää aikaa.
Viimeinen muttei todellakaan vähäisin vinkki: etsi yrityksellesi hyvä ja luotettava kirjanpitäjä. Hyvä yhteistyö kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä on erittäin tärkeää, koska viestinnän sujuvuus säästää aikaa yrittäjältä. Vastaukset pitää saada kätevästi puhelimitse tai sähköpostitse – puolin ja toisin. Moni yrittäjä saattaa unohtaa, että kirjanpitäjän kysymyksiin kannattaa vastata mahdollisimman reippaasti, koska siten kirjanpitäjä pääsee töissään etenemään kaikista jouhevimmin. Hyvä yhteistyö edellyttää halua ajatella ja toimia yhdessä. Yrittäjällä ja kirjanpitäjällä on yhteinen tavoite, ja molemmat ovat valmiita tekemään töitä sen eteen.
Jos nämä vinkit osuivat ja upposivat, Reelika Saar Unik Consultingista voisi olla sinulle täydellinen sähköisen kirjanpidon kumppani! Reelika on tuusulalainen kirjanpitäjä, joka tarjoaa laajat kirjanpidon palvelut, ja palvelee asiakkaita sujuvasti etäyhteyksillä. Lisäksi Reelika neuvoo yrittäjiä liiketoimintaan ja yrityksen talouteen liittyvissä kysymyksissä.
Unik Consulting tarjoaa kirjanpidon palveluita viroksi, suomeksi ja englanniksi. Katso Unik Consultingin kirjanpidon hinnasto ja ota yhteyttä jo tänään: info@unikconsulting.fi
